L’art de la comptabilité réside dans le détail et la précision, éléments sans lesquels aucune entreprise ne peut espérer maîtriser sa santé financière. Au cœur de cette discipline se trouvent les justificatifs comptables, qui permettent de déchiffrer l’histoire financière d’une activité. Cet article vous guide à travers le labyrinthe des justificatifs comptables, élucidant leur nature, leur nécessité et la manière de les gérer avec efficacité pour garantir la conformité et la transparence de votre comptabilité.
Avant de commencer, si ce n’est pas déjà fait, nous vous invitons à consulter nos articles dédiés à quoi sert la comptabilité et comment tenir une comptabilité.
Rappelons que la comptabilité est avant tout un langage qui permet de communiquer sur la santé financière d’une entreprise, d’un projet, d’une association ou tout autre organisme qui réalise une activité économique. Ses objectifs sont multiples, mais elle permet notamment de déterminer un résultat en fin d’année (bénéfice ou perte) et ainsi calculer de l’impôt.
Une comptabilité se monte à partir de 2 éléments :
Le mouvement bancaire représente l’impact sur la trésorerie de l’entreprise, son argent. On paie, l’argent sort, on encaisse l’argent rentre.
Le justificatif comptable va permettre de son côté de définir de quel type de dépense / recette il s’agît, quelle TVA s’y applique. Mais il va aussi et surtout prouver que le mouvement bancaire correspond bien à une opération réalisée dans l’intérêt de l’entreprise.
S’il y a bien une question qui se pose quand on est en face d’un document, c’est « est-ce que je dois transmettre ça à mon comptable ?». Faisons donc le point sur ce qu’est un justificatif comptable, et sur ce qu’il n’est pas.
Un justificatif comptable est un justificatif qui permet avec assurance d’identifier la source, l’objet, la composition et la destination d’un mouvement bancaire :
Exemple avec le ticket de caisse ci-dessous :
Voici une liste non-exhaustive des justificatifs comptables existants :
Maintenant que vous savez identifier vos justificatifs comptables, vous devez savoir comment les gérer. Cette gestion va vous permettre de tenir votre comptabilité, ou à minima d’améliorer vos relations avec votre comptable. N’oubliez pas que, moins de temps il passera à faire votre comptabilité, plus de temps il pourra consacrer à votre accompagnement.
La gestion de vos pièces comptables passe avant tout par leur classification. Cette classification va vous permettre d’éviter au maximum la perte de temps en recherche d’information.
Comme une comptabilité est périodique, il faut d’abord prévoir une classification segmentée entre chaque mois. Ensuite, il faut fractionner les justificatifs entre le type de mouvement bancaire qui en résulte. A la fin, vous devez arriver à un schéma qui ressemblerait à ça :
On sait qu’un contrôle de l’administration peut remonter sur les 3 années précédentes. Mais ce délai peut parfois être étendu à 6 ans selon le type de contrôle. De plus, certaines infractions peuvent avoir un délai de prescription dallant jusqu’à 10 ans.
C’est pourquoi il est préconisé de conserver vos justificatifs comptables pendant une durée de 10 ans.
Si vous souhaitez tenir une comptabilité d’engagement, alors une formation en comptabilité (type BTS comptabilité) sera le minimum requis. Mais la gestion de vos pièces justificatives se prépare à l’avance, car une organisation non phasée avec le besoin de sa comptabilité peut vite devenir consommatrice d’un temps précieux. Mais rassurez-vous, la facturation électronique arrive bientôt et la paperasse disparaîtra (ou pas).